W 2007 roku konsultanci SourceOne Advisory przeprowadzili rozbudowany proces renegocjacji kontraktów obejmujących bardzo rozbudowane środowisko SAP dla jednego z największych polskich przedsiębiorstw działającego w sektorze chemicznym.

Firma Klienta przez wiele lat podpisywała liczne umowy zakupowe na oprogramowanie, usługi wdrożeniowe oraz wsparcie techniczne w obszarze rozwiązań SAP. Dodatkowym czynnikiem, który zdecydował o komplikacji środowiska SAP była znaczna ekspansja zagraniczna firmy, co odbywało się poprzez zakup innych podmiotów.

Jako że kwoty przeznaczane na obsługę umów SAP stanowią istotną część budżetu IT Klienta, podjęto decyzję o uporządkowaniu całości zagadnień prawno-handlowych pomiędzy Klientem, a firmą SAP.

Wyzwania

Uprawnienia licencyjne nabywane na przestrzeni wielu lat w ramach aneksowania głównej umowy licencyjnej, zrodziły po stronie Klienta konieczność ujednolicenia zasad licencyjnych. Ponieważ firma SAP dość często zmienia warunki licencjonowania swoich produktów, a udzielenie licencji do korzystania z uprawnień konkretnej kategorii użytkowników nazwanych lub funkcjonalności z reguły odbywa się na zasadach obowiązujących w momencie udzielenia takich uprawnień, Klient dysponował licencjami o takiej samej nazwie lecz z różnym zakresem ich wykorzystania (dotyczyło to m.in. kategorii użytkownika profesjonalnego z ograniczonym zakresem uprawnień wykorzystującego poszczególne funkcjonalności systemu SAP). Część funkcjonalności nie została opisana w sposób na tyle dokładny, że Klient miał problemy z samodzielnym rozstrzygnięciem kwestii dotyczących posiadanych uprawnień.

Fakt ten oraz duża skala wykorzystywania licencji SAP powodowały coraz większe trudności w zarządzaniu licencjami i kontrolowaniu użytkowników. Ten ostatni element jest niezwykle istotny dla każdego licencjobiorcy oprogramowania SAP, gdyż SAP, jako właściciel praw autorskich, ma prawo do przeprowadzania okresowego audytu wykorzystania licencji. W przypadku przekroczenia zakresu uprawnień licencyjnych, licencjobiorcy grożą różne sankcje umowne włącznie z możliwością jednostronnego rozwiązania umowy licencyjnej przez SAP oraz sankcje prawne i finansowe wynikające z Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Kolejnym wyzwaniem przed jakim stanął Klient była duża skala operacji przeprowadzana w systemie SAP oraz dynamiczny rozwój spółki. Spowodowało to konieczność zwiększenia efektywności wykorzystania systemu SAP i baz danych, zakupu nowych funkcjonalności, zwiększenia liczby użytkowników nazwanych oraz zmniejszenia kosztów opłat licencyjnych i serwisowych w przypadku nowych zakupów licencyjnych (również w ramach grupy kapitałowej). Z biegiem czasu okazało się, że niespójne warunki licencyjne SAP nie odzwierciedlały faktycznego zapotrzebowania wykorzystania systemu w zakresie uprawnień poszczególnych użytkowników. Poszczególne kategorie użytkowników były wykorzystywane w niewielkim zakresie lub istniała groźba naruszenia zasad licencyjnych z powodu przekroczenia uprawnień.

Szczegółowa analiza stanu faktycznego wykazała ponadto, że dotychczasowe zapisy w umowach między SAP, a Klientem nie pozwalały na elastyczne wykorzystywanie licencji w ramach grupy kapitałowej (zarówno w kraju jak i w zagranicznych filiach).

Rozwiązanie

W wyniku prac przeprowadzonych przez konsultantów SourceOne Advisory:

• ujednolicono dotychczasowy zakres uprawnień licencyjnych użytkowników nazwanych. Uszczegółowiono i opisano w umowie zakres wykorzystywania uprawnień do poszczególnych funkcjonalności systemu, co wykluczyło niejasności i wątpliwości co do tego, jakie uprawnienia posiada Klient. Ujednolicenie zasad wyeliminowało większość problemów w zarządzaniu licencjami
• ze względu na specyficzne potrzeby Klienta w zakresie wykorzystania poszczególnych kategorii użytkowników nazwanych, dokonano zamiany niewykorzystywanych w pełni kategorii na kategorię najbardziej potrzebną (tj. użytkownika profesjonalnego) oraz zakupiono potrzebną ilość licencji tej kategorii użytkowników. Dokonano również zakupu nowych funkcjonalności  w ramach wsparcia Klienta w zakresie analizy potrzeb licencyjnych. Uwzględniono przy tym korzystne warunki finansowe, które pozwoliły znacznie zmniejszyć opłaty licencyjne i serwisowe oraz zaoszczędzić kilkaset tysięcy na jednorazowych zakupach licencji w porównaniu z cenami katalogowymi oraz kolejne kilkaset tysięcy EUR rocznie na serwisie w skali grupy kapitałowej
• zmieniono warunki umowy licencyjnej w zakresie możliwości wykorzystywania oprogramowania SAP przez wszystkie spółki z grupy kapitałowej (filie). Definicja filii została rozszerzona, co pozwoliło na objęcie umową licencyjną szerszego kręgu spółek z grupy kapitałowej (również tych działających poza granicami Polski). Wprowadzono bardziej elastyczne zapisy związane z wykorzystaniem oprogramowania SAP przez spółki „wychodzące” z grupy oraz nowo przejęte przez Klienta, co pozwala Klientowi na bardziej swobodne korzystanie z systemu SAP przez  użytkowników filii  bez zgody SAP oraz  konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów z tego tytułu.  Takie rozwiązanie zapewnia również bardziej efektywne realizowanie transakcji grupy kapitałowej w systemie SAP