Przez ponad 10 lat działania naszej firmy doradzaliśmy wielu klientom w procesach tworzenia katalogów usług - m.in. T-Mobile, DHL Express Poland, AmRest, PKP PLK, Kopex. Jako ważny krok w rozwoju firmy uznajemy rozszerzenie naszej oferty usługowej o rozwiązanie Hadrone SPM, które w bardzo intuicyjny sposób oraz przy stosunkowo niewielkich nakładach kosztowych, pozwala na zarządzanie katalogiem usług IT i zarządzanie finansami usług IT.

Czasy szastania pieniędzmi w IT mamy już dawno za sobą. Żadne wielkie odkrycie. Wystarczy spojrzeć z jaką pieczołowitością, w ostatnich latach, wszyscy managerowie IT oraz zarządy firm oglądają każdą złotówkę, zanim włożą ją do woreczka z napisem „IT”.

Czy jednak na pewno możemy powiedzieć, że wiemy, jak wygląda nasza wewnętrzna struktura kosztów dla obszaru ICT? Czy wiemy, ile nas naprawdę kosztują poszczególne usługi, które IT świadczy dla biznesu? Czy wreszcie mamy umiejętności i posiadamy efektywne narzędzie do planowania budżetu IT oraz powiązania go z katalogiem usług? Tu odpowiedzi już nie są takie proste i oczywiste.

O tym, jak nośny jest to obecnie temat, najlepiej świadczą reakcje managerów IT, którzy bardzo pozytywnie i z dużym zainteresowaniem reagują, gdy pytamy ich o zagadnienia związane z tworzeniem katalogów usług IT, przypisywaniem kosztów do poszczególnych usług oraz tworzeniem budżetów dla obszaru ICT. Dlaczego ta tematyka spotyka się obecnie z tak dużym zainteresowaniem?

Aby udzielić zwięzłej odpowiedzi na to pytanie, zebraliśmy dla Was kilka silnych argumentów, które wydają nam się szczególnie istotne, gdy rozmawiamy od sensowności stworzenia i zarządzania katalogiem usług IT oraz zarządzaniem kosztami usług IT:

• poprawa komunikacji pomiędzy menedżerami biznesowymi i menedżerami IT w zakresie dostępnych usług IT, ich parametrów i sposobów świadczenia;
• zdolność do właściwego rozłożenia odpowiedzialności za świadczenie usług IT wewnątrz organizacji IT, wynikająca z możliwości precyzyjnego określenia roli i odpowiedzialności poszczególnych jednostek oraz dostawców zewnętrznych za świadczenie usług IT;
• zdolność do wyceny usług IT wynikająca z możliwości precyzyjnej alokacji kosztów usług IT finalnych i składowych, w zależności od zakresu i parametrów świadczonych usług IT;
• poprawa precyzji planowania kosztów IT wynikająca z możliwości określenia zapotrzebowania na środki finansowe na IT na bazie faktycznych potrzeb klientów;
• możliwość analizy i optymalizacja kosztów IT, wynikająca z:
  • właściwego dopasowania zakresu i poziomu świadczenia usług IT do realnych potrzeb i możliwości biznesu;
  • zdolności do porównania wewnętrznych kosztów świadczenia usług IT do oferty rynkowej oraz wsparcia przy podejmowaniu decyzji o ewentualnym outsourcingu i jego konsekwencjach kosztowych;
• zapewnienie zgodności z regulacjami (compliance) w obszarze finansów IT, zarówno w zakresie regulacji wewnętrznych, jak i zewnętrznych.

Jak już sobie powiedzieliśmy, bezpowrotnie minęły czasy błyskawicznego wydawania pieniędzy na każdy pomysł, który przyjdzie szefowi IT do głowy. Grube i proste do uzyskania oszczędności zostały już porobione, chyba we wszystkich firmach. To, z czym mamy teraz do czynienia, to głównie „tuning” wydatków oraz bardzo precyzyjna optymalizacja kosztów usług IT. W takich procesach może Was wspomóc próba udzielenia sobie odpowiedzi na poniższe pytania…

OBSZAR 1 - Struktura dekompozycji usług

• Czy możliwe jest ograniczenie kosztów (wewnętrznych i zewnętrznych) wynikające z centralizacji odpowiedzialności i zadań związanych ze świadczeniem poszczególnych usług?
• Czy możliwe jest ograniczenie kosztów związane ze zmianą w architekturze usług przy utrzymaniu oczekiwanych parametrów usług (większe wykorzystanie współdzielonych technologii, zmiana technologii z droższych na tańsze, outsourcing)?

OBSZAR 2 - Przypisanie pozycji kosztowych do usług wspierających, zewnętrznych i biznesowych

• Jakie są koszty bezpośrednie usług i czy wszystkie wydatki są uzasadnione i konieczne dla świadczenia tych usług?
• Czy możliwa jest konsolidacja analogicznych wydatków ponoszonych przez różne jednostki organizacyjne (np. konsolidacja umów)?

OBSZAR 3 - Alokacja kosztów między usługami wspierającymi i zewnętrznymi oraz na usługi biznesowe

• Jakie są koszty pośrednie usług i czy wszystkie usługi wspierające są uzasadnione i konieczne dla świadczenia usług biznesowych?
• Czy istnieje niewykorzystana pojemność usług wspierających, która może być wykorzystana przez inne lub nowe usługi?
• Czy istnieją usługi wspierające, które są wykorzystywane w niewielkim stopniu, a generują istotne koszty i być może można z nich zrezygnować?

OBSZAR 4 - Analiza ‘what-if’ dotycząca sposobów optymalizacji kosztów usług

• Jaka jest struktura kosztowa usług i na czym warto się skupić podczas poszukiwania możliwości optymalizacji kosztów?
• Jak zmiany w strukturze usług przełożą się na zmiany w kosztach świadczenia finalnych usług i możliwości (zakres/jakość) dalszego świadczenia tych usług?
• Czy rezygnacja z określonych usług wspierających przełoży się faktycznie na redukcję kosztów, czy też koszty nadal będą ponoszone?
• Czy rezygnacja z określonych wydatków nie wpłynie negatywnie na możliwość świadczenia usług?
• Czy możliwa jest optymalizacja sposobów dostawy usług wynikająca z porównania kosztów świadczenia usług IT do oferty rynkowej (benchmarking i outsourcing)?

Kwestie katalogu usług są nie mniej istotne w projektach outsouringu IT. Jak zapewne wiecie, wspieranie Klientów w takich procesach jest isotną częścią działań SourceOne Advisory. Każdorazowo, zanim jednak cokolwiek przekażemy w outsourcing, należy:

• w pierwszej kolejności ocenić opłacalność takiego przedsięwzięcia. Aby to było możliwe, powinniśmy potrafić policzyć nasze obecne koszty IT, w celu uzyskania wiarygodnego punktu odniesienia do porównań;

• jeśli analiza finansowa wykaże, że outsourcing ma sens, to należy mieć na tyle uporządkowane własne IT, aby proces przekazywania naszych wybranych operacji do partnera zewnętrznego był bezpieczny i efektywny.

Aby więc outsourcować, należy wcześniej dobrze policzyć koszty oraz przygotować katalog usług IT, który jest fundamentem dobrej umowy outsourcinowej.

No dobrze! To jak to wygląda w Twojej firmie?

Zastanawiasz się, jak uzasadnić strukturę i wielkość budżetu IT?

Jak powiązać wydatki na IT z usługami, które dostarczasz do biznesu? Jak zidentyfikować ewentualne możliwości optymalizacji kosztów i ocenić wpływ redukcji kosztów na świadczone usługi? Czy w Twoim środowisku IT wykorzystanie outsourcingu lub rozwiązań chmurowych na pewno wpłynie na redukcję kosztów?

Skorzystaj z naszego doradztwa oraz wsparcia narzędzia Hadrone SPM! Dzięki temu nigdy nie będziesz zaskoczony pytaniami o sensowność wydatków na IT i zawsze będziesz miał pod ręką uzasadnienie merytoryczne. A wszystko przekażesz w zrozumiałej i łatwiej do analizy formie graficznej.

Czy spotykasz się z opiniami menedżerów biznesowych, że usługi IT są „za darmo”?

Zdarza się, że koszty IT są niezrozumiałe i nie wiadomo z czego wynikają? Chciałbyś mieć możliwość pokazania, działom biznesowym z czego korzystają i jakie to generuje wydatki, w sposób dla nich zrozumiały? A może organizacja chce śledzić faktyczną rentowność biznesu, uwzględniając koszty generowane w obszarze IT?

Dzięki rozwiązaniu Hadrone SPM przypiszesz koszty IT do poszczególnych jednostek biznesowych, bazując na zakresie i sposobie korzystania przez nie z usług informatycznych. Uzasadnisz też podział kosztów IT w sposób zrozumiały nie tylko dla specjalistów IT.

 A czy próbowałeś kiedyś policzyć wydatki IT na podstawie kosztów każdego elementu infrastruktury i aplikacji?

Zanim skończyłeś pierwsze wyliczenia środowisko informatyczne się zmieniło i musiałeś rozpocząć od nowa? Czy można zrobić to szybciej i uzyskać wartościową informację do zarządzania organizacją IT?

Tak, to możliwe. Możemy Cię zapewnić, że dzięki Hadrone SPM powiążesz koszty IT ze świadczonymi usługami w szybki i prosty sposób. Dodatkowo zautomatyzujesz raportowanie wykonanych kosztów. W efekcie będziesz miał wartościowe i aktualne informacje o kosztach usług IT przy minimalnym nakładzie pracy.

Jak już pisaliśmy w słowie wstępnym do niniejszego artykułu, SourceOne Advisory zdecydowała się włączyć w swe portfolio ofertowe rozwiązanie Hadrone SPM. Jesteśmy przekonani, że to narzędzie może wydatnie wspomóc naszych Klientów zarówno w procesach wdrażania katalogów usług IT, jak też w zarządzaniu kosztami usług IT. Korzyści z jego wdrożenia tego narzędzia odnosi cała firma:

Główne obszary funkcjonalności Hadrone SPM przedstawiają się następująco:

ZARZĄDZANIE KATALOGIEM USŁUG IT

• Modelowanie usług IT dostarczanych poszczególnym jednostkom biznesowym
• Modelowanie usług IT składowych, za które odpowiedzialne są poszczególne zespoły w organizacji IT (np. w warstwie aplikacji, infrastruktury) oraz dostawcy zewnętrzni
• Wizualizacja graficzna klientów oraz dostarczanych im usług finalnych i składowych, wraz z ich zależnościami
• Określanie odpowiedzialności za usługi IT, zarówno finalne jak i składowe oraz zewnętrzne
• Określanie parametrów i warunków świadczenia usług
• Zarządzanie cyklem życia usługi od wprowadzenia do wycofania

ZARZĄDZANIE FINANSAMI USŁUG IT

• Planowanie kosztów IT w podziale na usługi IT i klientów
• Raportowanie rzeczywistych kosztów usług IT
• Graficzna i tabelaryczna prezentacja planowanych i rzeczywistych kosztów usług IT z pespektywy:
  • budżetu IT
  • usług IT finalnych i składowych
  • klientów usług IT
• Analiza planowanych i rzeczywistych kosztów usług IT
• Zarządzanie cyklem życia planu finansowego dla usług IT

Jeśli, jak wielu naszych Klientów, zainteresowałeś się tą tematyką, zapraszamy do bezpośredniego kontaktu:

Piotr Rutkowski

607 499 048

piotr.rutkowski AT sourceone.pl